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郑州轻工业学院信息化项目归口采购管理办法

发布部门:信息化管理中心

 

发布时间:2017-05-12

 

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第一章   总则

第一条为了进一步规范学校信息化项目采购行为,维护学校利益,提高资金的使用效益,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标实施条例》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等有关规定和郑轻院【2016】11号文件精神,特制定本办法。

第二条 学校各部门使用财政性资金进行的信息化项目采购活动均适用本办法。信息化项目是指以计算机、网络、通信、信息安全及其他信息技术等为主要技术手段,包括自主研发、引进试点、推广完善等方式建设的网站、管理应用系统、信息化基础设施、信息系统运维等项目。

第三条信息化管理中心负责学校财政性资金支付的信息化项目采购项目的管理。

第四条所有信息化项目的采购活动均应按照有关规定要求和程序进行申报、审批, 并严格按照审批的预算金额和采购方式进行。

第五条采购过程遵循公开、公平、公正的原则,严格执行国家招标采购的法律法规,并按郑轻院[2016] 027号文件有关要求接受学校审计部门的监督。


第二章   相关部门、单位职责

第六条招投标管理办公室主要职责

() 受理信息化采购项目的申报, 审核申请资料, 办理政府采购的报批手续, 根据审批意见组织采购活动。

() 负责信息化釆购项目委托代理机构采购活动。

() 组织由校内自行采购的信息化项目的采购工作。

() 办理信息化项目采购合同的公示及电子化备案: 申请办理政府采购支付手续。

()负责信息化项目采购资料的整理、立卷归档。

第七条财务处主要职责

() 审核信息化管理中心归口管理的采购项目的立项依据、资金来源并签署意见。

() 参与校内的信息化项目采购活动。

() 参与信息化项目的验收工作。

第八条信息化管理中心主要职责

() 负责信息化项目的论证、立项、审批等前期组织和准备工作。

() 负责审核申报单位的釆购中请和采购所需的各种技术资料及要求, 并签署采购意见。

() 负责组织开展信息化项目的合同签订、项目建设管理、验收和项目建设效益考核。

() 1万元以上、5万元以下(含)信息化项目的采购和验收工作。

第九条 项目单位主要职责

() 负责本部门信息化项目的立项考察、经费预算和申报等前期工作。

() 拟定采购文件的技术要求, 报送信息化管理中心审核。

() 负责合同洽谈、起草,办理合同审核、签订等相关手续。

() 负责合同的正常履行, 提出釆购项目验收申请, 参与采购项目的验收。

() 1 万元以下的信息化项目采购工作和验收工作的组织开展。


第三章   采购程序及方式

第十条信息化管理中心通过学校信息化领导小组会议对年度采购计划进行论证,经学校批准、落实项目经费后,编制釆购内容及技术要求,填写«郑州轻工业学院采购申报表»,经相关部门审批签署意见后,报招投标管理办公室。招投标管理办公室负责向上级提出采购申请, 并按照批复的方式组织采购活动。

第十一条单次或批量预算金额在 1 万元以下信息化项目的采购由项目单位落实经费预算后自行组织开展, 项目论证资料、采购过程、结果报信息化管理中心备案。

第十二条单次或批量预算金额在1万元以上、5万元(含)以下信息化项目的采购, 由信息化管理中心按非招标采购方式按学校有关规定组织采购。


第四章   合同签订及验收

第十三条所有信息化采购项目均按照学校合同管理规定签定釆购合同,明确双方的权利和义务。

第十四条信息化管理中心在中标通知书发出之日起30日内,与中标、成交供应商订立书面合同。政府采购项目的采购合同在2个工作日内将合同副本等相关备案资料报招投标管理办公室, 由其在政府采购网上进行公示和备案 。

第十五条信息化管理中心负责信息化项目的项目管理和验收工作,并可根据项目的实际需要组织若干次集中验收。 项目单位为其他部门的合同的验收工作, 由项目单位向信息化管理中心提出申请。 验收工作应成立验收工作小组, 由监察、审计、财务、资产管理、项目单位及信息化管理中心技术人员组成,直接参与项目采购活动的主要责任人不得作为验收工作的主要责任人。

第十六条正式验收合格后,凭合同、发票、验收报告办理固定资产登记和资金支付申请等手续。

第十七条 采购活动中形成的各类资料和文件等资料是重要的法律文书, 招投标管理办公室和信息化管理中心按照有关要求妥善管理, 及时归档。


第五章   信息化项目管理规定

第十八条信息化项目管理基本要求

(一)信息化项目管理原则:按照信息化“统一建设规划,统一访问门户,统一身份认证,统一数据交换,统一论证采购”的要求,对信息化项目管理实行统一管理的原则。

(二)信息化项目的管理方式:信息化项目实行学校、使用单位两个层次管理,信息化管理中心代表学校对信息化项目实行统一归口管理,相关业务和职能部门协同配合。

第十九条信息化项目管理流程主要内容包括:项目申报、项目立项、项目实施、项目验收、项目移交、项目检查、项目应用评估。

(一)项目申报:学校信息化项目按年度进行申报。各单位、部门申报的信息化项目必须符合学校发展规划、必须结合本单位管理、教学、科研工作的实际需要。

1)部门信息化项目计划编制及上报。各单位负责汇总、提出本单位信息化年度项目需求,完成信息系统建设申请书(见附件1)的编制后,报送信息化管理中心。信息系统建设申请书内容包括建设目标、建设内容、预计投入、运行机制、保障机制、进度与计划安排、效果及收益、申请单位意见等。

2)学校信息化项目年度需求计划编制上报。信息中心与相关业务部门对各单位信息化年度项目进行汇总、优化,形成学校信息化项目年度需求计划初稿,

(二)项目立项:学校信息化项目年度需求计划由学校信息化领导小组负责围绕各单位的项目申报材料,采用答辩方式进行前期论证,并形成论证报告。论证内容包括:项目可行性、项目必要性、项目紧急程度。论证报告报送学校校长办公会、党委会决议。

(三)项目实施

1)学校信息化项目经学校审批列入学校年度计划并下达后,即进入组织建设实施阶段。

2)项目实施单位按项目成立信息化建设项目组,项目人员由业务部门及项目提出单位的专家和信息中心技术咨询人员组成。

3)信息化建设项目组的职责如下:

在采购之前工作职责:负责完成项目建设需求的细化。

采购中的工作职责:与学校采购部门一起完成项目采购资料的编制,参与采购招标、谈判、询价等工作,并参与合同书的编制。

采购后开展项目实施:代表学校与乙方一起落实合同要求、完成信息化项目的实施工作,负责审查乙方开工报告、设计方案(含图纸等资料),组织到货材料检查与验收、分部分项工作检查与验收,完成项目实施文档、竣工文档的编制。

4)项目在实施过程中遇有重大技术方案变更,必须组织技术专家组进行审查和论证,通过后方可变更。

5)在项目实施过程中,必须同步产生符合规范要求的相关文档。

6)信息化管理中心对项目建设全过程进行监督和管理。

7)信息化项目在建设过程中分阶段进行项目检查,检查内容主要包括已完成工作、技术方案实施及初步成果、计划进度、存在的问题及建议解决方案等。

(四)项目验收

1)项目建设完成全部规定目标任务后,必须进行项目竣工验收。系统连续稳定运行3个月以上,由项目组提出项目竣工验收申请,同时提交项目验收材料。验收申请文件内容包括:项目功能白皮书、重要会议纪要(见附件3)、系统功能实施结果确认单(见附件5)、培训记录(见附件6)、集成方案、竣工图纸、测试大纲和测试结果等。

2)信息中心负责审查项目组所提交的验收资料,审查通过之后组织验收评审。验收评审采用会议方式进行。评审组成员由国资处、信息中心及相关业务部门的专家组成。会议由评审专家组组长主持,形成的验收评审结论由组长签字确认。

3)项目竣工验收后,项目组应对项目全过程的文件材料进行整理,提交信息中心归档。

(五)项目移交

项目竣工验收、项目备案完成后,按学校有关规定办理资产入账和移交、支付有关工作,接收部门应指定一个系统管理人员作为项目资产管理员。


第六章   项目检查与考核

第二十条对已完成项目执行情况采取两种方式进行检查:一是项目实施单位进行自查并将自查结果上报信息中心进行评估;二是信息中心对项目实施单位进行现场检查。

第二十一条系统使用单位认真组织项目执行情况的自查和总结工作报送信息化管理中心,自查报告(见附件7)应包含:全面、客观地评价项目建设的应用效果,对项目建成投入使用后的运行情况和效果进行综合检查,客观分析和评价项目对学校管理、教学、科研等方面的提升作用。项目自查和总结工作每年至少开展一次。

第二十二条信息中心每三年至少开展一次项目检查和评估工作。重点检查项目建设质量、项目实际应用情况,并组织相关专家组听取重点项目汇报,进行现场调研,提出整改意见和检查结论,形成全校信息化项目应用效果评估报告。

第二十三条 信息化工作考核

(一)信息中心统一组织对信息化项目的监督、检查和考核。对建设质量高、应用效果明显、作用突出的项目的项目组和系统主要管理单位、人员予以表彰和奖励。

(二)信息化项目使用情况和应用效果须纳入各单位年度总结报告。


第七章    附则

第二十四条学校原有涉及信息化项目采购管理的规章制度中有与本办法规定不符的,以本办法为准。本办法随国家有关法律法规和上级工作要求做适时整。

第二十五条本办法由信息化管理中心负责解释 。 未尽事宜, 按照有关法律法规和地方性规章制度执行。

第二十六条本办法自颁布之日起执行。




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